1. in das Vereinsregister sind anzumelden:
a. Zur Eintragung jede Änderung (Neuwahl) des Vorstandes nach § 26 BGB unter Vorlage einer Abschrift (Kopie) des Protokolls
b. jede Satzungsneufassung/-änderung unter Vorlage einer Abschrift des Protokolls und der aktuellen Satzung
c. die Auflösung des Vereins, die Liquidatoren sowie ihre Vertretungsregelung unter Vorlage einer Abschrift des Protokolls sowie das Erlöschen des Vereins nach Beendigung der Liquidation
2. Anzumelden hat stets der Vorstand des Vereins (§ 26 Abs. 2 BGB) i[l vertretungsberechtigter Zahl bzw. Liquidatoren in vertretungsberechtigter( Zahl zu Punkt 1 c (§ 77 BGB)
3. Form der Anmeldung: schriftlich mit notarieller Beglaubigung der Unterschriften des/der Anmeldenden unter Angabe sämtlicher Änderungen (Vorstandsänderungen, Satzungsänderungen mit den geänderten Paragraphen oder Satzungsneufassung)
4. Das Protokoll der Mitgliederversammlung soll möglichst kurz und übersichtlich sein. Es muss enthalten:
a) Ort und Tag der Versammlung
b) Bezeichnung des Versammlungsleiters
c) Bezeichnung des Schriftführers
d) Zahl der erschienenen Mitglieder
e) Feststellung der satzungsgemäßen Berufung der Versammlung
f) Tagesordnung mit der Angabe, ob sie bei der Berufung der Versammlung mit angekündigt war.
g) Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
h)Anträge, gefasste Beschlüsse, Wahlen (Dabei ist jedes Mal das Abstimmungsergebnis ziffernmäßig genau anzugeben Die gewählten Vorstandsmitglieder sind mit Vor- und Familiennamen, Geburtsdatum und Anschrift zu bezeichnen. Sie haben die Annahme der Wahl zu erklären. Vorsicht: Grundsätzlich hat die Mitgliederversammlung die Vorstandsmitglieder einzeln in die entsprechenden Funktionen zu wählen. „Blockwahlen“ und „konstituierende Sitzungen“ sind nur möglich, wenn laut Satzung ausdrücklich zulässig bzw. vorgesehen.) Die neu gewählten Vorstandsmitglieder haben die Annahme der Wahl zu erklären.
Das Protokoll ist immer von denjenigen Personen zu unterschreiben, die nach der Satzung die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu beurkunden haben.
5. Bei Satzungsneufassungen hat die Einladung zur Mitgliederversammlung die Tagesordnung mit der Angabe „Neufassung der Satzung“ zu enthalten. Im Protokoll ist es zweckmäßig folgende Feststellung zu treffen: „Die Satzung wurde mit … Stimmen bei … Stimmenthaltungen und … ungültigen Stimmen sowie … Gegenstimmen neu gefasst.“ Die neue Satzung ist dann dem Protokoll mit Datum der Neufassung beizufügen. Im Versammlungsprotokoll ist auf die Anlage zu verweisen (z.B.: „Ein Exemplar der neuen Satzung wurde als Anlage zum Protokoll genommen.“) Das Gericht empfiehlt die Satzung insgesamt neu zu fassen, statt einzelne Änderungen vorzunehmen, da dann die gesamte neue Satzung durch die Eintragung ins Register wirksam wird. Nur im Ausnahmefall sollte die Möglichkeit der Satzungsänderung gewählt werden.
Bei Satzungsänderungen ist der beschlossene Wortlaut der geänderten Paragraphen im Protokoll anzugeben, also z.B. Änderung der §§ … der Satzung … „). Ankündigung wie: „Satzungsänderung“, „Anträge“ oder „Sonstiges“ in der Tagesordnung bzw. Einladung reichen nicht aus, um eine Satzungsänderung wirksam beschließen zu können. Im Protokoll ist der beschlossene Wortlaut der geänderten Satzungsbestimmungen anzugeben. Möglich ist auch die Fertigung eines Anhanges zum Protokoll, der als solcher zu bezeichnen ist und den Wortlaut der geänderten Satzungsbestimmungen enthält. Weiterhin ist der‘ vollständige Wortlaut der Satzung beizufügen.
Das Protokoll ist immer von denjenigen Personen zu unterschreiben, die nach der Satzung die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu beurkunden haben
In dem Wortlaut der Satzung müssen die geänderten Bestimmungen mit dem Beschluss über die Satzungsänderung, die unveränderten Bestimmungen mit dem zuletzt eingereichten vollständigen Wortlaut der Satzung und, wenn die Satzung geändert worden ist, ohne dass ein vollständiger Wortlaut der Satzung eingereicht wurde, auch mit den zuvor eingetragenen Änderungen übereinstimmen.
6. Die Protokollabschriften müssen wörtlich mit der Urschrift übereinstimmen.
7. Die vorgeschriebenen Anmeldungen haben sofort zu erfolgen. Sie können mit Zwangsgeld erzwungen werden.
8. Vorstandswiederwahlen brauchen nicht angemeldet werden.
Amtsgericht Stendal Zentrales Registergericht des Landes Sachsen-Anhalt Stand Dezember 2010
